Les aides aux associations

Les aides aux associations

La communication

La Ville aide les associations dans l'organisation de leurs manifestations en mettant notamment différents supports de communication à leur disposition.

 

Parmi les différentes publications municipales, la Ville édite le magazine municipal, avec des pages centrales dédiées aux informations des associations. Les responsables des associations peuvent déposer ou envoyer par courriel leurs articles au service Communication pour parution.

 

Des panneaux d'affichage sont à disposition des associations. Il leur est demandé d'imprimer 12 exemplaires de leurs affiches sur du papier couleur afin de les distinguer de l'information municipale et de les déposer au plus tard le vendredi, au secrétariat du service Communication.

 

Les associations peuvent faire apparaître leurs manifestations dans l'agenda du site de la Ville. Pour cela, il convient de cliquer sur "Annoncer votre événement". Ce dernier est également utilisé pour alimenter la lettre d'information envoyée tous les jeudis soirs.

 

Contact :
Service Communication :
Hôtel de Ville
02 51 81 87 37
communication@lachapellesurerdre.fr

 

 

Les manifestations

 

Le dossier de demande

Afin de prévoir tous les aspects logistiques et réglementaires, la Ville a conçu un dossier de demande de manifestation.

 

Il est demandé aux associations de remplir ce dossier pour chaque manifestation :

 

 

Le dossier sera instruit par le service "pilote" et une réponse sera accordée dans un délai d'un mois à compter de la réception du dossier.

 

S'agissant des demandes de matériel, la Ville accorde une priorité, aux manifestations organisées directement par la Ville, ou dans le cadre d'un partenariat Ville/association, ainsi qu'aux manifestations se déroulant dans ses propres équipements publics (en dehors des salles municipales mises à disposition des associations) ; ou bien encore aux courses et marches sur le domaine public, récurrentes.

 

Pour les demandes portant sur la période de mai à octobre, les demandes de matériel pour les manifestations pré-citées sont prioritaires. Les autres demandes sont mises en attente jusqu'au 15 avril et un examen des demandes formulées a lieu lors de la première quinzaine d'avril, afin de répartir au mieux le matériel entre les différentes demandes.

 

Pour les demandes portant sur la période  de novembre à avril, les demandes sont traitées au fur et à mesure de leur arrivée, et sous un délai d'un mois.

 

 

L'élaboration d'une manifestation éco-labellisée

Dans le but de faciliter la création d'éco-manifestations, un guide à destination des organisateurs a été conçu. Y sont répertoriés les objectifs, pistes, infos, contacts utiles qui permettront la réussite d'un tel évènement et faciliteront son évaluation au regard des critères du développement durable.

 

 

 

Les salles municipales

La Ville met un point d'honneur à offrir aux associations les meilleures conditions d'épanouissement, en mettant notamment à leur disposition des équipements de qualité.

 

Vous trouverez pour chaque type de salle, le service gestionnaire de la Ville, auprès duquel il conviendra de prendre les renseignements et déposer votre demande :

 

  • les équipements sportifs : Service des Sports - 02 51 81 87 22 - servicedessports@lachapellesurerdre.fr
  • les salles de l'espace culturel Capellia : Service Culture - 02 40 72 09 01
  • l'espace multimédia : Service Jeunesse - Point Information Jeunesse - 02 51 81 87 25
  • les salles polyvalentes et les salles de danse : Service Administration Générale - 02 51 81 87 10

 

 

Attribution de créneaux réguliers dans les salles polyvalentes et les salles de danse

Une fois par an, la Ville établit une planification de l'utilisation des salles polyvalentes et des salles de danse. Les demandes sont à formuler auprès du service Administration Générale, entre janvier et février de chaque année, pour bénéficier de créneaux réguliers dans les salles, pour l'année scolaire suivante (septembre à juin).

 

Toute demande arrivant en dehors de la période mentionnée ci-dessus, sera refusée. La planification est établie en fonction des disponibilités des salles et des critères que la Ville se fixe.

 

 

La reprise des activités des associations - Informations Spécial Covid-19

Les salles municipales réouvrent uniquement pour les activités régulières et les réservations déjà validées par le service, moyennant que le cadre des activités autorisées par la Ville et la nouvelle capacité fixée soient respectés. 
Pour les nouvelles demandes (ex : assemblée générale), le planning réouvrira à partir du 1er octobre 2020.

 

Avant de remplir votre dossier, merci de prendre connaissance des documents suivants :

 

Pour garantir un traitement équitable seront traitées et priorisées les demandes :

  • formulées uniquement via le nouveau formulaire indiquant les nouvelles capacités. Ce formulaire doit être impérativement accompagné de la note d'information aux usagers signée. Le temps de réservation comprend les temps de nettoyage, désinfection et aération.
  • déposées à l’accueil ou envoyées par mail sur etat.civil@lachapellesurerdre.fr uniquement à partir du 1er octobre 2020.
  • concernant des réunions impératives au fonctionnement de l'association comme les assemblées générales, dont le nombre de participants est de plus de 15 personnes. Les réunions de moins de 15 personnes auront lieu dans les salles de réunions gérées par le Service des Sports. La demande est à adresser à : resasports@lachapellesurerdre.fr
  • où l'association proposera trois dates, permettant d'élargir la recherche et d'apporter une réponse plus rapidement.

Les demandes répondant aux critères ci-dessus seront traitées par ordre d'arrivée.

 

Le délai habituel de traitement annoncé est de 10 jours minimum, cependant le service mettra tout en œuvre pour répondre le plus rapidement possible aux demandes. Le service est extrêmement sollicité actuellement. Nous vous remercions de ne l'appeler qu'en cas d’extrême urgence. De plus, le délai de 10 jours minimum entre le dépôt de la demande et la première date souhaitée est d'autant plus maintenu.
 

Les visites préalables sont maintenues, elles auront lieux aux dates prévues initialement. Consultez le planning.