Organiser une manifestation

La Ville accompagne et soutient les manifestations associatives en offrant la possibilité de mettre à disposition des équipements et du matériel, ainsi qu’en assurant une aide à l’organisation par l’intervention de différents services.

 

Pour faciliter l’organisation de leur manifestation, les associations sont invitées à respecter les étapes suivantes et à adresser leurs demandes et documents associés au Service Vie associative dans un délai minimum de trois mois avant la date de la manifestation.

 

Pour les manifestations organisées sur la voie publique et d’une certaine ampleur (moyens logistique et technique importants, fréquentation de public élevée, dispositif de sécurité,…), il est vivement conseillé de se rapprocher du Service Vie associative et de transmettre toutes les informations nécessaires à l’organisation un an avant la date de la manifestation.

 

 

1. Définition de la date et du lieu

La disponibilité des équipements pouvant accueillir des manifestations est contrainte à une planification annuelle. Il convient à l’organisateur de se rapprocher des différents services gestionnaires pour formuler sa demande suivant les conditions et modalités de réservation de chaque équipement.

 

 

Pour les manifestations organisées sur la voie publique merci de vous référer aux informations "Réglementation et déclaration".

 

 

2. Présentation de la manifestation

Une fois la date et le lieu de la manifestation validés, l’organisateur est tenu d’informer du contenu et du déroulement de sa manifestation en remplissant la fiche descriptive d’une manifestation.

 

 

3. Accompagnement et soutien à l’organisation

Les associations organisatrices peuvent bénéficier de mise à disposition de matériel ainsi que d’un soutien technique et logistique des services de la Ville. La demande est à formuler en remplissant la convention de mise à disposition de matériel.

Si votre manifestation comporte l'utilisation d'appareils électriques, merci de le préciser en remplissant la demande de raccordement d'équipements électriques.

 

 

4. Réglementation et déclaration

• Débit de boisson temporaire : 
  La tenue d’un bar/buvette lors d’une manifestation est soumise à l’autorisation du Maire.
  L’organisateur est invité à remplir et à transmettre à la Ville la demande d’ouverture d’un débit de boisson temporaire
• Manifestation sur la voie publique :
  Toute manifestation organisée sur la voie publique doit être déclarée et soumise à l’autorisation du Maire de la commune.
  Pour obtenir cet accord, l’organisateur est invité à remplir et à transmettre à la Ville la demande d’organisation d’une manifestation sur la voie publique.

  Pour toutes les manifestations sportives se déroulant sur la voie publique, elles doivent être déclarées aux services de la préfecture par l’organisateur en cliquant ici.

• Vente au déballage (vide grenier, braderie…) :
  L’organisateur doit remplir et transmettre à la Ville la déclaration préalable d’une vente au déballage.
  Il est également dans l’obligation de tenir un registre permettant d’identifier et répertorier les vendeurs. Ce registre devra également être transmis à la Ville.

 

 

5. Éco-manifestation

Dans sa politique de développement durable, la Ville encourage les organisateurs à intégrer des bonnes pratiques dans l’organisation de leur manifestation.

Pour les accompagner, un carnet de route de l’éco-manifestation est à leur disposition.

Elle met également à disposition, en partenariat avec l’association Solidarité-Emploi, des gobelets réutilisables. Pour en bénéficier, les associations chapelaines sont invitées à formuler leur demande en remplissant et en adressant au Service Vie associative la convention de mise à disposition de gobelets réutilisables.